Em 2017, no início da gestão do prefeito Wirley Reis, o arquivo permanente, até então instalado no prédio da Prefeitura, encontrava-se em estado de verdadeira calamidade. No local, com muita poeira e traças, não havia um mínimo de organização. Os documentos estavam amontoados, sujeitos aos efeitos da sujeira, do mofo e da umidade, ou seja, entregues à destruição. Era praticamente impossível encontrar um documento em meio a tamanha bagunça. Uma situação vergonhosa e absurda, que configurava uma grande falta de respeito, pois o arquivo permanente guarda documentos importantes como folhas de pagamento, balancetes contábeis, contratos, pareceres jurídicos, plantas do município e livros de registros de várias décadas – alguns, inclusive, de elevado valor histórico.
"Felizmente conseguimos, com muito trabalho e dedicação, organizar o arquivo permanente e catalogar todos os documentos, que compõem um importante acervo da administração municipal. Agora o arquivo ocupa uma sala ampla e arejada no Centro Cultural e conta com uma funcionária permanente, responsável pela disponibilização dos documentos e manutenção do setor", relata o prefeito Wirley Reis (Têko).
Além disso, a Prefeitura deu início a um processo a fim de firmar parceria com o Governo de Minas com vistas à implantação, no Município, do projeto Sistema Eletrônico de Informações (SEI), uma iniciativa da Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais (Prodemge) e da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag) que busca impulsionar a inovação nos municípios mineiros. Após a assinatura de convênio, a ferramenta irá possibilitar que a documentação da administração pública municipal seja totalmente digitalizada, eliminando a utilização e o acúmulo de papel.
A gestão de documentos contribui para a qualidade do acesso à informação e para a eficiência da administração. Também permite a eliminação segura de documentos, conforme previsto na legislação, e é base para a preservação do patrimônio documental de guarda permanente que será transmitido às futuras gerações. A adoção de medidas administrativas capazes de transformar o serviço público é fundamental para o bom funcionamento do mesmo e para o desenvolvimento do município.
