O arquivo permanente da Prefeitura foi deixado pela administração municipal anterior em um estado caótico, de total desordem e desleixo. O arquivo permanente guarda documentos importantes como folhas de pagamento, balancetes contábeis, contratos, pareceres jurídicos, plantas do município e livros de registros – alguns, inclusive, de elevado valor histórico – de várias décadas.
No local, que apresenta muita poeira e traças e onde já foram encontrados inclusive escorpiões, não há um mínimo de organização. Os documentos estão amontoados, sujeitos aos efeitos da sujeira, do mofo e da umidade. Ou seja, estão sujeitos a serem destruídos.
Um exemplo que ilustra a gravidade da situação é a questão da contagem de tempo de serviço de um funcionário. Para realizar esse cálculo, inclusive no caso de pedido de aposentadoria, é necessário ter em mãos os documentos do servidor. A demanda por esses papéis é contínua, mas fica praticamente impossível encontrar um documento em meio à bagunça em que se encontra o acervo. Somente a partir do ano 2000 esses registros passaram a ser efetuados em meio digital.
Com o tempo, a nova administração municipal irá organizar o arquivo e catalogar todos os documentos, que compõe um importante acervo da Prefeitura de Itapecerica.
